Planujesz delegować pracowników do pracy w Niemczech? Pamiętaj, że jednym z podstawowych warunków jest posiadanie wszystkich wymaganych dokumentów w należytym porządku. Kontrole w Niemczech są rygorystyczne, a kary – bardzo wysokie. Nawet drobne nieprawidłowości mogą spowodować poważne problemy w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy delegujący pracowników do Niemiec mają wobec tamtejszych urzędów wiele obowiązków prawnych. Oprócz terminowego złożenia zgłoszenia celnego należy także prowadzić i przechowywać odpowiednią dokumentację bezpośrednio na terytorium Niemiec. Urzędy celne przeprowadzają bowiem regularne kontrole na budowach i w miejscach pracy i mogą zażądać natychmiastowego okazania dokumentów dotyczących delegowanych pracowników. Jeśli nie będziesz w stanie ich okazać na miejscu, ryzykujesz karę grzywny nawet do 15 000 €. I to nawet w przypadku, gdy dokumenty zostaną dostarczone później, w wyznaczonym terminie. Dlatego warto skonsultować się ze specjalistami, by uniknąć ewentualnych problemów.

Dokumenty w ściśle określonym miejscu

W zgłoszeniu celnym należy wskazać dokładny adres w Niemczech, pod którym będą przechowywane dokumenty. Często wskazuje się miejsce wykonywania pracy, na przykład adres budowy. W takim przypadku wszystkie wymagane dokumenty muszą się tam rzeczywiście znajdować i być łatwo dostępne. Podczas kontroli muszą być okazane natychmiast – w przeciwnym razie traktowane jest to jako naruszenie obowiązków.

Co należy okazać od razu

Do obowiązkowych dokumentów, które muszą być dostępne w miejscu wykonywania pracy, należą: umowa o pracę lub umowa o delegowaniu, zawierająca informacje o warunkach płacowych. Niezbędne są również ewidencję czasu pracy z zaznaczonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz długością jej trwania. Pracodawca musi także przedstawić paski płacowe, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia oraz potwierdzenie złożenia zgłoszenia celnego. Bardzo ważnym dokumentem jest formularz A1, który potwierdza, że pracownik jest objęty ubezpieczeniem społecznym w kraju pracodawcy, np. na Słowacji. Wszystkie te dokumenty muszą być dostępne w języku niemieckim i przechowywane przez cały okres delegowania, maksymalnie jednak przez dwa lata.

Zaleca się również odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych, zwłaszcza kontaktowej osoby wskazanej w zgłoszeniu celnym, aby wiedziała, jakie dokumenty należy okazać podczas kontroli i gdzie dokładnie się one znajdują. Ważne jest, aby pracodawcy nie lekceważyli obowiązków dokumentacyjnych i odpowiednio przygotowali się na każdą kontrolę. Jesteśmy ekspertami w zakresie działalności w Niemczech, Austrii i innych krajach. Specjaliści z ProfiDeCon pomagają przedsiębiorcom już od ponad 10 lat. Z przyjemnością pomożemy również Tobie.